رعایت تشریفات" ؛ نیاز امروز مدیران موفق
"روابط تجاری ایران گسترش می یابد"؛ این گزاره ای است که با لغو تحریم ها
محقق می شود و لازمه اش حضور بیش از پیش تجار ایرانی در عرصه تجارت بین
الملل است ، چه به صورت میزبان و چه در قامت میهمان.
اما این حضور ،
فقط پول و بیزینس نمی خواهد بلکه آداب و تشریفات خود را نیاز دارد. امروزه
پروتکل های نوشته و نانوشته فراوانی در جهان وجود دارد که رفتارهای کسانی
که در جلسات بین المللی شرکت می کنند را استاندارد و ارزیابی می کند.
این
که شما هنگام ملاقات با مدیرعامل یک شرکت بزرگ اروپایی ، چه نوع لباسی
بپوشید یا کدام یک از دکمه های کت تان را ببندید یا کارت ویزیت تان را
چگونه به او بدهید و کارت ویزیت او را چگونه بگیرید و چه رفتاری با کارت او
داشته باشید، در اصل و ذات خودشان امور مهمی نیستند و به هیچ کجای کائنات
بر نمی خورد که شما چه ظواهری را رعایت کرده یا نکرده اید ؛ اما مسأله
اینجاست که شما به عنوان یک مدیر و تاجری که در سطح بین المللی کار می کند ،
"تحت نظر" طرف های مقابل هستید و از سوی آنها "قضاوت" می شوید و این قضاوت
، مبنای "تعاملات کاری" تان است.
بنابر این ، اگر می خواهید مدیر
موفقی باشید ، حتی اگر کارتان در داخل کشور است ، به آداب و تشریفات ملاقات
های کاری مسلط شوید و مثلاً بدانید که اگر در یک سالن هستید که جمعی از
مدیران به صورت ایستاده در حال گپ و گفت با همدیگر هستند و همان زمان نیز
با نوشیدنی پذیرایی می شوید ، حتماً باید لیوان را با دست چپ بگیرید. علتش
نیز این است که اگر در همان حال کسی به سمت شما آمد و خواست با شما دست دهد
، نیاز به جابجایی لیوان برای آزاد شدن دست راست تان نداشته باشید. وانگهی
، در بسیاری از مواقع ، اگر لیوان محتوی نوشیدنی سرد باشد ، بدنه بیرونی
آن ، عرق می کند و دست تان خیس می شود ؛ بدیهی است که مصافحه با دست خیس ،
تصویر چندان مناسبی از شما نمی سازد. شما هم دوست ندارید طرف مقابل بعد از
دست دادن با شما ، دستمالی درآورد و دستش را خشک کند.
یا اگر شما
موقع نشستن بر روی صندلی ، دکمه کت تان را نگشایید ، شاید خودتان راحت
باشید اما امکان دارد مدیر مقابل شما ، این نکته بسیار ساده را به حساب این
بگذارد که شما آداب جلوس نمی دانید و بعد با خود بگوید که چگونه می توانم
با چنین شخصی مراوده داشته باشم؟
یا در بحث "تشریفات" ، اصلی وجود
دارد به نام "قاعده 12" ؛ این قاعده می گوید: 12 اینچ از بخش فوقانی یک
مدیر (از سر تا 12 اینچ پایین تر:حدود30 سانتی متر) و 12 اینچ از کف پا به
بالا مورد توجه و قضاوت قرار می گیرد. اگر مدیری موهای شلخته داشته باشد ،
پیراهن و کتش با هم سنخیت نداشته باشد ، کفشش واکس نخورده باشد ، رنگ
جورابش نامناسب باشد و ... ، کسانی که او را می بینند ، از او به عنوان یک
مدیر کارآمد ، در ذهن خود تصویر سازی نخواهند کرد.
آلن ولفهرست -
کارشناس تشریفات - می گوید: یک بار یکی از مدیران در یک ضیافت ، سُس مانده
برلبه چاقو را خورد و 30 میلیون دلار ضرر کرد چون طرف مقابل، این عمل را
حمل بر "آداب ندانی" کرد و قراردادش را با او لغو نمود.
بله ؛ ممکن
است کسی را مثال بیاورید که بسیار هم موفق است و پروتکل های ظاهری را رعایت
نمی کند و همه هم او را می ستایند (مثلاً استیو جابز ، رئیس فقید اپل).
این ستودن و پذیرش ، به دلیل ان است که وی از قبل، تصویر خود را در ذهن
مخاطب ایجاد کرده است و لذا ظاهر ، به مرتبه های بعدی نزول می کند. اما شما
که برای اولین بار می خواهید خود را معرفی کنید و در جلسات کاری حضور
داشته باشید، بهتر است استثنائات را کنار بگذارید و به اصول کلی پایبند
باشید.
مخلص کلام آن که در جهان مراودات اقتصادی ، همانند عرصه
دیپلماتیک ، لحظه به لحظه هر حرکتی ، برنامه ریزی و تعریف خاص خود را دارد و
حتی نحوه غذاخوردن ، رنگ لباس در هر مراسم ، چگونگی دست دادن و ... مورد
توجه است.
اگر مدیری هستید که به استانداردهای بین المللی و تشخّص
خود و کارتان اهمیت می دهید ، این اصول را که بسیار هم ساده و جذاب هستند
یاد بگیرید ، به کار ببندید و مطمئن باشید که در موفقیت کاری تان بسیار اثر
گذار خواهد بود.
پول نیوز به سهم خود ، در این خصوص مباحث آموزشی تشریفات را هر از گاهی منتشر خواهد کرد.
لینک منبع









در فارسي كلمه تشريفات از معادل انگليسيProtocol و معادل فرانسوي آن Protocole گرفته شده است.كلمه پروتكل از ريشه لاتين آن Protocollum مشتق شده و به معناي كتابي است كه مدارك عمومي در آن ثبت ميشود و در ديپلماسي به معناي ثبت پيش نويس كنفرانسها نيز بكار برده شده است. هم چنين به مفهوم شيوهها و روش هايي است كه وزارت امور خارجه ميبايست در مكاتبات رعايت نمايد و به پيش نويس مدارك ديپلماتيك شامل موافقت نامهها، قراردادها، مقاوله نامهها و اعلاميهها نيز اتلاق شده است.